5000 partiolaista pääsi Ventoniemen kyydillä piirileirille

Vuosi suunnittelua, neljä kuljetuspäivää ja yhteensä 190 bussilastillista ihmisiä. Joustavalla yhteistyöllä ja kokemuksen tuomalla varmuudella kaikki meni nappiin partiolaisten kesän 2018 Kliffa-leirin kuljetuksissa Ventoniemen kanssa.

Onnistuneet kuljetukset alkavat huolellisesta suunnittelusta

Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry on Suomen suurin nuorisojärjestö, jonka toiminnassa on vuosittain mukana yli 65 000 jäsentä. Kun siis puhutaan partiolaisten suurtapahtumasta, osallistujat voidaan helposti laskea tuhansissa. 23.–31.7.2018 Evolla, Hämeenlinnassa järjestetty Kliffa-piirileiri kokosi yhteen koko pääkaupunkiseudun partiolaiset, jolloin kuljetuksia tarvittiin noin 5000:lle hengelle.

”Ventoniemi valikoitui kuljetusten järjestäjäksi sekä kilpailutuksen että aiemman yhteistyön kautta. Olimme suunnitelleet kuljetusten toteuttamista jo noin vuoden verran ennen leiriä, ja alkuvuodesta 2018 Ventoniemi tuli suunnitteluun mukaan. Olimme miettineet ennakkoon reitit sekä lähtö- ja pysähdyspaikat, ja toimitimme nämä tiedot Ventoniemelle. Sen jälkeen kävimme sujuvaa vuoropuhelua toteutuksesta”, kertoo tapahtuman logistiikkapäällikkönä toiminut Mervi Varis.

5000 ihmisen kuljettaminen vaatikin monen asian huomioon ottamista. Kun osallistujamäärät tarkentuivat, pystyttiin laskemaan tarvittavien bussien määrä kussakin lähtöpaikassa. Yhteistyössä partiolaisten kanssa tehtyjen suunnitelmien pohjalta Ventoniemellä suunniteltiin sitten ajojärjestelyt ja ohjeistettiin kuljettajat.

Saapumispäivän kuljetukset järjestettiin kahdessa aallossa, sillä busseja ja kyyditettäviä oli huikea määrä.

”Leirin alkamispäivänä paikalle kuljetettiin yhteensä 90 bussilastillista leiriläisiä, ensimmäinen erä heti aamusta ja toinen puolenpäivän jälkeen. Pois tultaessa kyydit jakautuivat kolmelle päivälle kuuteen eri erään. Näiden neljän päivän aikana Ventoniemen kuljettamana liikkui yhteensä 190 bussillista ihmisiä”, Varis laskee. ”Lisäksi Ventoniemi hoiti vielä leirin vierailupäivän yhteiskuljetukset ja sukkulabussikuljetuksen vierailijapäivän parkin sekä leirialueen välillä.”

Parasta yhteistyössä Ventoniemen kanssa oli helppous

Tuhansia ihmisiä kokoavan tapahtuman järjestäminen on aina melkoinen operaatio, ja kuljetustenkin suhteen muutoksia tuli vielä viime metreillä. Varis sanoo olevansa erittäin tyytyväinen Ventoniemen palveluun erityisesti joustavuuden takia.

”Meillä oli haasteita aikataulun suhteen, ja jouduimme välittämään tietoja Ventoniemelle tiukallakin aikataululla. He kuitenkin ottivat muutokset vastaan hyvin joustavasti ja ammattitaitoisesti. Lopulta kaikki meni juuri niin kuin oli sovittu.”

”Heiltä tuli myös kuljetusten toteuttamiseen hyviä huomioita, joita he kokemuksensa perusteella osasivat antaa. Olimme esimerkiksi ajatelleet käyttää kauppaliikkeen parkkipaikkaa bussien järjestelyyn ennen leirialueelle siirtymistä, mutta muutimme Ventoniemen ehdotuksesta suunnitelmaa, kun he totesivat, että siellä ei kapasiteetti riitä.”

Vaikka kuljetuksiin liittyen ei pidetty yhtään palaveria kasvokkain, Varis kokee yhteydenpidon onnistuneen erinomaisesti.

”Asun eri paikkakunnalla, joten pääsääntöisesti kommunikointi käytiin sähköpostitse ennen leiriä. Nopeissa asioissa olin yhteydessä heihin myös puhelimitse. Heille pystyi soittamaan hyvin matalalla kynnyksellä ja heiltä tuli aina näppärästi tarkentavia kysymyksiä. Viestiminen oli helppoa ja joustavaa, ja se onnistui nopeallakin aikataululla.”

Juuri helppous ja joustavuus jäivät Varikselle parhaina asioina mieleen koko yhteistyöstä Ventoniemen kanssa.

”Kaikki asiat saatiin sovittua ja hoidettua eteenpäin sujuvasti. He pystyivät toteuttamaan tilauksemme tosi hyvin lyhyelläkin aikajänteellä: vielä muutamia päiviä ennen leiriä sovimme tarvitsemistamme lisäbusseista. Asiointi oli yleisesti ottaen helppoa.”

Pääkuvan ottaja: Matti Snellman